Simplifiez la gestion de votre agence de gestion locative6 min read
Agence de gestion locative : quelles fonctionnalités pour simplifier votre quotidien ?
Vous proposez un service de gestion locative ? Dans votre rôle de gestionnaire de différents biens immobiliers, vous êtes amené à réaliser de nombreuses tâches opérationnelles au quotidien : création des contrats de location et des quittances de loyer, relances, envoi d’email, gestion des annonces et du temps de travail en équipe, etc. Or, en fonction de la taille de votre parc immobilier de gestion, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages ! Des solutions digitales deviennent indispensables pour optimiser et automatiser certaines parties de votre travail. Dans cet article, découvrez 7 fonctionnalités essentielles pour votre agence de gestion locative.
1. Le suivi des loyers et paiements
Première fonctionnalité indispensable pour votre agence de gestion locative, c’est de pouvoir suivre les loyers et les paiements. Un outil de gestion locative en ligne doit vous permettre d’optimiser :
- La gestion locative : lots vacants, relocations, baux, assurances, etc.
- La gestion technique : diagnostics, devis, contrats pour les travaux, carnets d’entretiens, visites, etc.
- L’organisation : workflows automatisés, synchronisation des agendas, etc.
2. L’automatisation des quittances de loyer
Dans le cadre de votre activité immobilière, le suivi des loyers induit forcément d’émettre des quittances de loyer. Sauf que plus vous gérez de biens, plus vous devez émettre de quittances et les envoyer aux locataires concernés. Une fonctionnalité de quittance de loyer permet de créer et envoyer automatiquement ces documents aux bonnes échéances, ce qui se révèle d’une grande aide pour votre agence de gestion locative. Création, édition et archivages, emailing et relances, reporting : ce sont des fonctionnalités plus qu’appréciées des gestionnaires.
3. La gestion des locataires et des locations
La plupart des outils dédiés aux professionnels immobiliers se concentrent sur la transaction et la communication. Pourtant, les mandats de gestion locative font partie intégrante de votre activité et impliquent de nombreuses missions pour vos agents immobiliers. Tâches administratives, commerciales et relationnelles, statistiques, fiches propriétaires et mises en relation, honoraires, dépôts de garantie et encaissement : vous pouvez utiliser une solution complète et polyvalente pour sélectionner et gérer le quotidien opérationnel de votre agence de gestion locative.
4. La création des contrats de bail
Pour chaque nouveau locataire, vous devez établir de nouveaux baux de location et réaliser des états des lieux. L’idéal consiste à partir d’une même base avec des modèles pré-remplis pour gagner du temps. Par exemple, vous pouvez utiliser une bibliothèque numérique pour centraliser et retrouver tous vos modèles de documents. L’archivage et la signature électronique permettent également de dématérialiser de nombreux process pour optimiser son temps et éviter les déplacements, que ce soit pour vous ou le client. Votre agence de gestion locative apporte alors un maximum de valeur en simplifiant la mise en location d’un bien pour toutes les parties impliquées.
5. La gestion des états des lieux
Autre fonction indispensable pour les états des lieux : celle qui optimise la gestion des démarches d’entrée et de sortie de location. Fonctionnement hors ligne, signature dématérialisée, phrase automatique, photo et personnalisation : modernisez, simplifiez et fluidifiez toutes les démarches que vous devez réaliser dans le cadre de vos services de gestion en locatif. Rien de tel pour fidéliser des clients !
6. La dématérialisation des documents
Avec la digitalisation de l’immobilier, impossible de passer à côté de la dématérialisation des process et documents. Votre agence de gestion locative est amenée à éditer de nombreux documents liés à vos mandats immobiliers, la gestion des biens et les contacts clientèle. En utilisant une solution qui vous permet de dématérialiser et consulter vos documents n’importe où et n’importe quand, vous disposez toujours de la bonne information au bon moment pour optimiser votre prise de décision. Cela vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur la qualité des échanges clients et prestataires.
7. La gestion de la relation client
L’utilisation d’un CRM immobilier est indispensable pour une gestion transparente de vos activités, une protection de vos données et des interactions simplifiées et automatisées avec vos clients et prospects. Démarquez-vous de vos concurrents en proposant un maximum de valeur ajoutée avec votre offre de gestion locative. L’idée ici, c’est de collecter, traiter et centraliser toutes les données liées à vos biens, locataires et propriétaires-bailleurs, mais aussi d’optimiser toutes les communications avec ces interlocuteurs.
Citima : un logiciel tout-en-un pour optimiser la gestion de votre agence locative
CRM immobilier 100 % adapté aux besoins des professionnels du secteur, Citima tient également compte des enjeux rencontrés par les agences de gestion locative. Notre solution vous permet de répondre 24/24h et 7/7j, avec une prise en charge en quelques secondes de tous vos prospects. Nos algorithmes vérifient si les candidats locataires répondent aux conditions d’accès du logement ciblé et collectent les bonnes pièces du dossier de location selon les situations personnelles et professionnelles. Grâce à des modèles de réponses instantanées, gagnez du temps et améliorez votre efficacité. Les informations locataires et critères de recherche sont archivés et centralisés dans Citima. Résultat : décuplez votre performance, améliorez votre satisfaction client et désencombrez votre standard.
Les fonctionnalités de Citima pour votre agence de gestion locative, c’est :
- centralisation de l’ensemble de vos demandes de contact en provenance de vos annonces ;
- messagerie intégrée pour centraliser les conversations tenues avec les clients ;
- prise de rendez-vous et visites en ligne avec un agenda immobilier intégré ;
- automatisation de la prise en charge de clients acquéreurs et candidats locataires, de façon instantanée ;
- pré-qualification automatique des locataires ;
- connexion à vos autres logiciels avec des API et connecteurs Zapier, Apimo et Netty ;
- interface de gestion pour tous vos collaborateurs pour un suivi précis de chaque contact ;
- collecter des pièces de dossiers de location de manière sécurisée.
Agence de gestion locative : ce qu’il faut retenir
Votre agence de gestion locative est donc amenée à prendre en considération de nombreux pans de la mise en location d’un bien : gestion courante, gestion des clients et locataires, gestion administrative, commerciale et financière, etc. En utilisant des solutions complètes comme Citima, bénéficiez de fonctionnalités indispensables pour booster votre productivité au quotidien. Gagnez du temps dans vos procédures et consacrez ce temps supplémentaire à votre cœur de métier !
